Entlastung im Betreuungsalltag
Mit KitaConnect wird der Organisationsaufwand im Bereich der Verwaltung von Kindertageseinrichtungen spürbar reduziert.
Importieren Sie die Daten der Interessenten aus kommunalen Online Anmeldeportalen, erstellen Sie ein eigenes Aufnahmeranking und erleichtern Sie so Ihre Platzvergabe. Anschließend werden Betreuungsverträge nach Ihren Vorlagen erstellt – die darin enthaltenen Betreuungszeiten sind direkt in der digitalen Belegungsliste hinterlegt und abrufbar. Mittagessen und Verpflegungspauschalen können taggenau erfasst und abgerechnet werden – ohne großen Aufwand.
Eltern können ihre Daten selbstständig verwalten, Betreuungszeiten einsehen und sofern gewünscht auch ändern, Urlaub anmelden und vieles mehr.
Mit KitaConnect behalten Sie immer den Überblick über alle Anfragen für Betreuungsplätze.
Neben einer Importfunktion von Anmeldedaten der gängigsten kommunalen Online Anmeldeportale (z.B. Kita Navigator), haben Sie auch die Möglichkeit, ein eigenes Online Anmeldetool anzubieten, falls es in einer Kommune kein vorgegebenes Online Tool geben sollte.
Über die integrierte Vormerkliste können Sie für alle Interessenten nach Ihren eigenen Kriterien Punkte vergeben, um so ein Ranking für die Platzvergabe zu erstellen.
Wenn ein Betreuungsvertrag geschlossen werden soll, übernehmen Sie einfach mit einem Klick alle bereits erfassten Daten, um einen Vertrag zu erstellen.
100 % digitale Vertragsverwaltung
Haben Sie sich für einen Interessenten entschieden, so können Sie alle bereits erfassten Daten für die Vertragserstellung übernehmen. Über den Betreuungsvertrag werden die Laufzeit, das Stundenkontingent nach KiBiz, die Gruppe und weitere Betreuungsrelevanten Daten erfasst.
Auch alle wichtigen Informationen zum Kind, z.B. Allergien oder Unverträglichkeiten, Notfallkontakte, der Nachweis zum Masernschutz und vieles mehr, sind in der digitalen Kinderakte hinterlegt und können von den Eltern im online ElternPortal bei Bedarf angepasst werden.
Die Buchungszeiten des Kindes werden ebenfalls im Vertrag hinterlegt. Falls gewünscht, können die Eltern ihre Buchungszeiten auch monatlich im online ElternPortal anpassen oder spontan Betreuung hinzubuchen.
Der Vertrag kann digital via Tablet von den Eltern und der Leitung in der Einrichtung unterschrieben werden. Auf der Startseite von KitaConnect werden den Mitarbeitenden noch fehlende Vertragsunterschriften angezeigt.
Die digitale und interaktive Belegungsliste
Die unterschiedlichen Buchungszeiten der Kinder werden in einer übersichtlichen Belegungsliste angezeigt. Diese Liste kann nach Gruppen und einzelnen Tagen gefiltert werden.
In der Belegungsliste können auch Fehlzeiten der Kinder erfasst werden, indem die entsprechende Buchungszeit ausgewählt wird und anschließend der Grund, z.B. Krankheit oder Urlaub ausgewählt wird. So kann detailliert nachgewiesen werden, zu welchem Zeitpunkt welche Kinder in der Einrichtung waren.
Falls gewünscht, können die erfassten Anwesenheiten der Kinder für die monatliche Abrechnung von Verpflegungspauschalen (z.B. für Frühstück, Getränke oder Snack) genutzt werden. KitaConnect errechnet dann automatisch die Anzahl der Tage, an denen ein Kind in der Einrichtung war und erstellt dazu eine passende Rechnung.
Kinderleichte Abrechnung in wenigen Minuten
Über eine Mittagessensliste werden täglich die Kinder erfasst, die am Mittagessen teilgenommen haben. KitaConnect schlägt dazu täglich die Kinder vor, die über die Mittagszeit Betreuung gebucht haben.
Am Ende des Monats kann dann die vollautomatisierte Abrechnung erfolgen: mit einem Klick werden alle Rechnungen anhand der Einträge aus der Mittagessensliste (und ggf. Belegungsliste, falls Verpflegungspauschalen erhoben werden) erstellt. Die Rechnungen können bei Bedarf noch individuell angepasst werden. Der Versand erfolgt anschließend mit einem Klick für alle Eltern per E-Mail. Auch im ElternPortal haben die Eltern Zugriff auf ihre Rechnungen.
Interaktive Belegungsliste
Fehlzeiten der Kinder, z.B. aufgrund von Urlaub oder Krankheit, können direkt in der Belegungsliste erfasst werden.
Die Liste lässt sich zudem nach Gruppen/Bereichen, Kalenderwochen oder auch einzelnen Tagen filtern.
Weitere Funktionen von KitaConnect
Dashboard
Die Startseite zeigt übersichtlich die neuesten Informationen: Betreuungsanfragen, Buchungsänderungen, Kontaktanfragen, neue Bewerbungen, u.v.m.
Kontaktfunktionen
Erstellen Sie einen Newsbeitrag für alle Eltern im ElternPortal, kontaktieren Sie einzelne Eltern per Kontaktfunktion oder senden Sie eine E-Mail an alle Eltern eines Standorts - mit KitaConnect haben Sie vielfältige Möglichkeiten mit den Eltern in Kontakt zu treten und schnell Informationen zu verbreiten.
Auswertungen
KiBiz-Kontingentveränderungen, Notfallrufnummern, Neuaufnahmen oder Adresslisten - KitaConnect bietet viele Auswertungsmöglichkeiten, welche sich zum Teil auch für die weitere Bearbeitung in Excel exportieren lassen.
Interne Kommunikation
An vielen Stellen innerhalb der Software können Kommentare als Notizen eingefügt werden. Es besteht die Möglichkeit, andere Benutzer zu verlinken, welche dann eine E-Mail mit einem Link zu diesem Kommentar erhalten.
Alle Änderungen an Datensätzen werden in einer Historie gespeichert. So entsteht maximale Transparenz und die Kommunikation wird optimiert.